Учет и списание гсм на предприятии. Списание горюче-смазочных материалов по путевым листам Авансовый отчет гсм в 1с

К ответу на вопрос от 21.03.14 №336785. А один раз в месяц можно отчитываться водителю по ГСМ?

Да, можно. Сотрудник обязан отчитаться о расходах в течение трех рабочих дней со дня окончания срока, на который были выданы подотчетные суммы. Для этого он должен сдать в бухгалтерию авансовый отчет либо по унифицированной форме АО-1, либо по той, что организация разработала самостоятельно. Если вы предусмотрите, что водителю деньги выдаются под отчет на месяц, то и отчитаться о таких расходах он должен будет по итогам месяца. К авансовому отчету должны быть приложены кассовые чеки с указанием количества, марок и стоимости ГСМ, даты покупок и т.п.

Обоснование данной позиции приведено ниже в материалах Системы Главбух.

Бухучет: приобретение ГСМ

В бухучете выдачу наличных денег отразите проводкой:

Дебет 71 Кредит 50
– выданы под отчет денежные средства для покупки ГСМ.

В течение трех рабочих дней со дня окончания срока, на который были выданы подотчетные суммы, сотрудник обязан отчитаться о расходах (п. 4.4 Положения Банка России от 12 октября 2011 г. № 373-П). Для этого он должен сдать в бухгалтерию авансовый отчет либо по унифицированной форме АО-1 , либо по той, что организация разработала самостоятельно. К авансовому отчету должны быть приложены кассовые чеки с указанием количества, марок и стоимости ГСМ, даты покупок и т. п. Подробнее о документальном оформлении имущества, приобретенного через подотчетных лиц, см. Как оформить приобретение товаров (работ, услуг) через подотчетное лицо .

В бухучете приобретенные ГСМ отражайте на субсчете 10-3 «Топливо», открытом к счету 10 «Материалы» . Если АЗС выдала сотруднику счет-фактуру, оформленный в организацию, то НДС можно принять к вычету (п. 1 ст. 172 НК РФ). В этом случае сумму НДС в стоимость ГСМ не включайте (п. 5 ПБУ 5/01). Учтите ее отдельно на счете 19 «НДС по приобретенным ценностям». Так же поступайте, если сумма НДС обозначена в отдельной строке кассового чека, подтверждающего покупку ГСМ.

Если счета-фактуры нет, оприходуйте ГСМ по цене, которая указана в кассовом чеке с учетом НДС (п. 6 ПБУ 5/01).

Поступление ГСМ, приобретенных за наличный расчет, отразите проводкой:

Дебет 10-3 Кредит 71
– оприходованы ГСМ (на основании авансового отчета). *

Бухучет: списание ГСМ

По данным путевого листа (других документов) рассчитайте количество топлива, которое списывается на затраты. Для этого воспользуйтесь формулой:

Стоимость топлива, которая списывается на расходы, зависит от метода оценки МПЗ (

Часто бухгалтеры допускают ошибку, списывая в 1С 8.3 ГСМ операцией, введенной вручную. Это не совсем правильно. Расскажу, почему. Дело в том, что при ручном вводе проводок затрагиваются только бухгалтерские счета из плана счетов («Регистры бухгалтерии»). А на самом деле этого зачастую недостаточно, так как при оприходовании ГСМ могут участвовать и другие регистры учета.

Рассмотрим на примере поступление топлива путем оформления авансового отчета, а затем пошаговую инструкцию по списанию ГСМ в .

Поступление ГСМ с помощью Авансового отчета

Списание бензина в 1С документом «Требование – накладная»

Итак, топливо на счете 10.03, аналитика «Основной склад», в количестве 20 литров у нас есть. Теперь по отчету водителя и с учетом нормативов нам нужно их списать.

Создадим новый документ «Требование – накладная». Заходим в меню «Производство», далее в разделе «Выпуск продукции» выбираем «Требования – накладные». В окне со списком документов нажимаем кнопку «Создать».

В шапке документа заполняем реквизиты «Организация» и «Склад».

Если предприятие не относится к автотранспортным, то оно не обязано составлять ежедневно путевой лист. Каждое предприятие вправе установить периодичность его заполнения, исходя из своей производственной деятельности – ежедневно, ежедекадно либо ежемесячно.

Дорогие читатели! Статья рассказывает о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай индивидуален. Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему - обращайтесь к консультанту:

ЗАЯВКИ И ЗВОНКИ ПРИНИМАЮТСЯ КРУГЛОСУТОЧНО и БЕЗ ВЫХОДНЫХ ДНЕЙ .

Это быстро и БЕСПЛАТНО !

Единственное условие заключается в правильном обосновании потребления ГСМ, в возможности его определения, чтобы списать на основе путевого листа.

Правила

Предприятию следует определиться со способом учета, чтобы иметь возможность списать израсходованное топливо.

Как правило, водитель производит заправку автотранспортного средства самостоятельно на выделенные для этих целей средства, после чего сдает авансовый отчет в бухгалтерию предприятия.

К нему он прилагает чек автозаправочной станции, выданный за покупку у него топлива. Материальный бухгалтер оприходует топливо на счет 10 «Материалы».

Не исключается вариант заключения договора с компанией, занимающейся заправкой автотранспорта, об оплате топлива и смазочных материалов безналичным способом по специальным картам.

В конце истекшего месяца АЗС предоставляет полную информацию об объеме топлива, его стоимости, которое было отпущено ею по топливной карте.

Оприходование производиться на счет 10 материальным бухгалтером либо открывает индивидуальный счет второго порядка.

Списывается израсходованный объем ГСМ на счетах:

20 «Основное производство»;
26 «Общехозяйственные расходы»;
44 «Расходы на продажу».

Выбор счета остается за предприятием, который должен учесть особенности производственной деятельности, технические характеристики, марку и модель отдельного автотранспорта. В такой ситуации топливо списывается на основании путевого листа, заполняемого водителем.

Он входит в число первичных документов. В нем указывается маршрут, его общий километраж, объем топлива на начало рабочего дня и на его конец.

Как правило, списывается разница в объемах топлива по его фактической себестоимости. Затраты должны быть обоснованными и не превышать установленные нормы потребления топлива.

Что касается налогового учета на прибыль стоимость ГСМ сообразно НК можно включить в материальные затраты.

Но можно отнести их к прочим расходам соответственно предписаний НК. Чтобы не возникли вопросы относительно объема израсходованного топлива нужно применять определенные виды норм.

Путевой лист должен быть оформлен на бланке с типовой формой № 3, которая была утверждена постановлением Госкомстата.

Его публикация была произведена 28 ноября 1997 года под номером . Хотя предприятие может разработать собственный бланк, что тоже не возбраняется.

Но следует в нем указать все реквизиты, входящие в число обязательных атрибутов. Они обосновывают экономические затраты.

Порядок

Предприятию следует оприходовать ГСМ отдельным документом на основе приходного ордера — «поступление материалов».

В большинстве случаев оно списывает горюче-смазочные материалы один раз в месяц. Процедуру осуществляет бухгалтерия, вернее материальный бухгалтер, ведущий учет материальных ресурсов.

В его обязанности входит ведение первичных материалов:

заполнение ведомости движения ГСМ, содержащей его поступление и использование;
получение путевых листов, обработка заключенных в нем сведений и их занесение в вышеуказанную ведомость;
принятие авансового отчета, выборка и сверка содержащихся в нем данных;
составление журнал с унифицированной формой регистрации приходных и расходных ордеров по кассе, если ГСМ закупается по талонам;
обработка сведений, содержащихся в приказах руководства об утверждении лимита на пробег автотранспортного средства, о нормах потребления горюче-смазочных материалов и размере надбавок к ним, зимнем и летнем периодах эксплуатации автотранспорта, направлениях в командировки.

ГСМ списываются на основании вышеперечисленных актов материальным бухгалтером и специально сформированной для производства процедуры комиссией в составе трех и более человек.

Первичные документы обосновываются требованием-накладной, заправочными карточками, чеками АЗС по фактическому использованному объему ГСМ.

Пример списания ГСМ по путевым листам

Чтобы произвести оформление списание следует завести документ «перемещение материалов», составленный по товарным накладным.

Путевой лист должен быть заполнен соответственно принимаемым нормам расхода топлива, которое было израсходовано отдельным транспортным средством.

Для оформления процедуры списания заполняется:

дебет счета 1 401 01 272 «Расходование материальных запасов»;
кредит счета 1 105 03 440 «Уменьшение стоимости горюче-смазочных материалов».

Каждое предприятие имеет свои отличительные признаки, обуславливаемые отраслью производства, которое принадлежит к отдельной сфере экономики. Его деятельность должна полностью учитываться в бухгалтерском учете.

При этом бухгалтер, отражая приносящую прибыль производственную функцию должен заполнить :

дебет счета 2 106 04 340 «Увеличение стоимости изготовления материалов, готовой продукции либо выполненных работ, оказанных услуг;
кредит счета 2 105 03 440 «Уменьшение стоимости горюче-смазочных материалов».

Расчет

На каждую марку автотранспорта можно просчитать норму потребления путем производства определенных расчетов, исходя их общего километража пройденного пути.

Например, для легковых автомобилей он по выражению: Где:

В качестве примера приводится расчет нормы потребления топлива автомобиля марки ГАЗ-3110, имеющего двигатель ЗМЗ-4026.10.

Его базовая норма потребления топлива равна 13,0 литров на 100 км пробега. Согласно указаниям руководства предприятия на автомобиле была произведена работа по сбыту готового продукции.

При этом он проехал 232 км, их коих по городу – 128 км, по области – 104 км. Его эксплуатация осуществлялась в зимний период времени.

Принятые надбавки:

Нахождение нормы расхода топлива:

Всего по путевому листу израсходовано 30,2 литра за рабочий день. Если принят результат вычислений как среднее потребление топлива, то за месяц работы автомобиль израсходует для выполнения производственных заданий: Где:

Итого получаем:

Материальному бухгалтеру следует списать приблизительно 634,27 литра топлива за один месяц, так как за месяц было принято усредненное значение расхода топлива.

Списание смазочного материала, тормозной жидкости, тосола вычисляются сообразно утвержденным нормам потребления.

Норма расхода топлива может быть увеличена на 20%:

при производстве капитального ремонта;
при эксплуатировании на протяжении пяти лет.

При этом расход смазочного материала при производстве капитального ремонта оборудованных на автомобиле агрегатов, устанавливается от одной заправочной емкости системы смазки.

При этом расход тормозных, охлаждающих, иных видов рабочих жидкостей находится в зависимости от объема заправленного топлива и дозаправки сообразно рекомендациям завода-изготовителя.

Можно ли списывать без путевых листов

Помимо списания по путевым листам существует ряд способов, наиболее распространенными из которых являются:

учет по лимитам;
компенсация расходов.

При первом случае устанавливается предприятие система контроля ГСМ, то есть лимит на потребление топлива. Под понятием «учет лимита» подразумевается выделение конкретных средств на покупку ГСМ на один месяц работы автотранспорта.

Также применяются топливные карты, по которым АЗС отпускает ГСМ, оформляемые на каждый автотранспорт. Обобщенная сумма денежных средств не должна превысить установленную по лимиту норму.

Данная система оправдала себя при одинаковом маршруте автотранспорта, повторяющегося каждый день. Если образовывается перерасход ГСМ, то материальный бухгалтер составляет официальные бумаги, по которым находится сумма превышения. Она списывается в установленном порядке.

Во втором заключается договор между предприятием и сотрудником на использование личного транспорта.

В основе сделки лежат указания ТК, в которых излагаются условия и порядок выплаты компенсации и возмещения сотруднику.

Договор заключается при обоюдном согласии заинтересованных сторон, но вводятся ограничения по размеру компенсации на транспорт в зависимости от его марки, модели и модификации. Списывается ГСМ, сообразно установленным на предприятии нормативам.

И в заключение следует отметить, что в налоговом учете ГСМ разрешается списывать в размере фактически израсходованных средств. Но обоснованными они считаются, если расходы не превышают нормативные значения.

На предприятиях, где есть автомобили в собственности, достаточно частой бывает операция приобретения бензина водителем на деньги, которые ему были выданы. На эту операцию в программе оформляется авансовый отчет по ГСМ. Разберем, как это можно сделать в 1С Бухгалтерия 8 ред. 3.0.

Сначала необходимо сделать выдачу денежных средств в подотчет. Если деньги выдаются из кассы, то в программе создается документ «Выдача наличных» с видом операции «Выдача подотчетному лицу». Обратите внимание, что начиная с версии 3.0.39 данный документ можно оформить из журнала кассовых документов, который находится на закладке «Банк и касса».

В документе необходимо выбрать получателя средств, указать сумму, основание и заполнить приложение.

По документу формируется проводка Дт 71.01 Кт 50.01

В документе будет заполняться первая закладка, где нужно указать тот документ, которым аванс был выдан. В нашем примере – это «Выдача наличных». Также в нижней части указывается назначение и количество приложенных к авансовому отчету документов.

Для того, чтобы отразить поступление топлива заполняется вторая закладка авансового отчета – «Товары». Здесь указываем документ основание, название топлива, его количество, стоимость и поставщик. Если к авансовому отчету приложен счет-фактура, указываем его номер и дату.

Чтобы топливо было оприходовано на субсчет 3 счета 10 в номенклатуре можно указать счет 10.03. Либо добавить его в отдельную папку «Топливо» для которой присвоен счет 10.03.

После проведения документа формируется проводка: Дт 10.03 Кт 71.01. Если выделяется НДС, то и Дт 19.03 Кт 71.01.

Если у подотчетного лица остается остаток денежных средств, то его нужно вернуть в кассу, оформив документ «Поступление наличных» с видом операции «Возврат от подотчетного лица». Если наоборот было израсходовано больше, чем выдано, необходимо выдать разницу документом «Выдача наличных», вид операции «Выдача подотчетному лицу».

Оба документа можно создать на основании авансового отчета.

И при списании топлива на производство создается документ «Требование-накладная». Находится на закладке «Производство». В документе указывается наименование материала, его количество, счет на который списывается материал. Например, при списании на основное производство – счет 20, на общехозяйственные нужды – счет 26, если предприятие торговое, то счет 44.01 и т.д. Требование-накладную также можно создать на основании авансового отчета.

ГСМ, реализуемые на автозаправочных станциях (АЗС) и других объектах аналогичного назначения, могут приобретаться: по талонам. по топливным картам. за наличный расчет через подотчетное лицо. Подотчетное лицо - это лицо, которое получает денежные средства под отчет для оплаты товаров (работ, услуг) в интересах организации, где оно является официальным работником. Для получения наличных денежных средств под отчет работнику необходимо написать заявление в произвольной форме. На данном заявлении руководитель юридического лица собственноручно утверждает сумму и срок, на который выдаются наличные деньги. В качестве подтверждения согласия с содержанием документа, руководитель визирует и датирует его. Выдача денежных средств под отчет проводится при условии полного погашения подотчетным лицом задолженности по ранее полученной под отчет сумме денег. На основании заявления подотчетного лица оформляется расходный кассовый ордер (п. 4.1, п. 4.4 Положения ЦБ РФ от 12.10.2011 № 373-П "О порядке ведения кассовых операций с банкнотами и монетой Банка России на территории Российской Федерации" (далее - Положение № 373-П)). Остаток неиспользованного аванса сдается подотчетным лицом в кассу организации по приходному кассовому ордеру, перерасход компенсируется, и деньги выдаются подотчетному лицу по расходному кассовому ордеру. После того, как работник выполнил поручение организации, он обязан предоставить авансовый отчет в течение трех рабочих дней после истечения срока, на который выданы наличные денежные средства под отчет, или со дня выхода на работу (абз. 2 п. 4.4 Положения № 373-П, п. 26 Постановления Правительства РФ от 13.10.2008 № 749 "Об особенностях направления работников в служебные командировки"). Организация вправе разработать самостоятельно форму авансового отчета, которая должна содержать обязательные реквизиты, перечисленные в ч. 2 ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ "О бухгалтерском учете" (далее - Закон № 402-ФЗ) или использовать унифицированную форму АО-1 (более подробно о первичных учетных документах см. здесь). К авансовому отчету работник обязан приложить документы, подтверждающие произведенные расходы (ст. 252 НК РФ). На основании п. 1 ст. 5 Федерального закона от 22.05.2003 № 54-ФЗ "О применении контрольно-кассовой техники при осуществлении наличных денежных расчетов и (или) расчетов с использованием платежных карт" организации (ИП) обязаны выдавать покупателям при осуществлении наличных денежных расчетов и (или) расчетов с использованием платежных карт в момент оплаты отпечатанные контрольно-кассовой техникой кассовые чеки. В соответствии с п. 4 постановления Правительства РФ от 30.07.1993 № 745 "Об утверждении Положения по применению контрольно-кассовых машин при осуществлении денежных расчетов с населением" перечень обязательных реквизитов кассового чека не содержит всех реквизитов первичного учетного документа в соответствии с Законом № 402-ФЗ. Так как чек ККТ выдается не организации, а физическому лицу, то основанием у организации для оприходования ТМЦ, приобретенных для нее сотрудником, являются первичные учетные документы, в частности, авансовые отчеты, товарные чеки, квитанции к приходному кассовому ордеру и пр. (письмо ФНС России от 25.06.2013 № ЕД-4-3/11515@). В случае, если в кассовом чеке НДС отдельной строкой выделен, но счет-фактура отсутствует, то право на вычет суммы НДС у покупателя нет (письмо Минфина России от 09.03.2010 № 03-07-11/51, письмо Минфина России от 03.08.2010 № 03-07/11/335). В случае, если в чеке ККТ сказано, что стоимость товара включает НДС и счет-фактура отсутствует, то данный НДС также нельзя принять к вычету. В случае, если сумма НДС отдельной строкой не выделена, то всю стоимость товара можно включить в расходы. Обратите внимание! Лимит расчетов наличными деньгами в рамках одного договора, заключенного между организациями (индивидуальными предпринимателями) не должен превышать 100 000 руб. (п. 1 Указания ЦБ РФ от 20.06.2007 № 1843-У). После утверждения авансового отчета, организация приходует ГСМ по маркам, количеству и стоимости. Право собственности на топливо переходит от продавца к покупателю при получении бензина на АЗС в момент слива топлива в бак транспортного средства или иную соответствующую емкость. Заправка бензина в бак автомобиля на основании кассового чека АЗС только подтверждает факт оплаты материальных ценностей в виде бензина (ст. 493 ГК РФ), но не подтверждает факт использования бензина определенным автомобилем для определенных целей. Для целей бухгалтерского учета ГСМ относятся к материально-производственным запасам и учитываются в соответствии с ПБУ 5/01 "Учет материально-производственных запасов". Аналитический учет МПЗ ведется по фактической себестоимости на субсчете 10.03 "Топливо" счета 10 "Материалы". Для целей налогового учета расходы на приобретение ГСМ организации вправе учитывать в составе материальных расходов (пп. 5 п. 1 ст. 254 НК РФ) либо в составе прочих расходов, связанных с производством и реализацией, как затраты на содержание служебного транспорта (пп. 11 п. 1 ст. 264 НК РФ). Списание ГСМ на затраты производится по мере их расходования в фактических объемах на основании надлежаще оформленных документов, в частности по путевым листам (письмо Минфина России от 25.08.2009 № 03-03-06/2/161). Путевой лист - документ, который подтверждает расход топлива, данные о фактическом пробеге и производственный характер маршрута движения автомобиля (форма № 0345001, утвержденная постановлением Госкомстата России от 28.11.1997 № 78). Организации могут разработать свою форму документа, которая должна содержать все реквизиты, предусмотренные статьей 9 Федерального закона о бухучете. Транспортные организации обязаны применять формы путевых листов, утвержденные приказом Минтранса России от 18.09.2008 № 152. Фактический расход топлива определяется на основании данных о пробеге автомобиля с применением норм расхода топлива, установленных для соответствующей марки автомобиля. При нормировании расхода на ГСМ списание производиться по каждому автомобилю отдельно и выполняется одним из следующих способов: по нормам расхода, утвержденным руководителем предприятия, или Нормам расхода топлив и смазочных материалов на автомобильном транспорте (утв. распоряжением Минтранса России от 14.03.2008 № АМ-23-р); по данным о фактически выработанном топливе (подтверждается инвентаризацией остатков). Если в учетной политике организации предусмотрено использование норм расхода ГСМ, то сумма израсходованного топлива в пределах норм относится на расходы организации (Дт 20, 23, 26, 44 и др. Кт 10.03), а расход топлива сверх норм включается в состав прочих расходов (Дт 91.02 Кт 10.03). Для целей налогообложения прибыли расходы на ГСМ не нормируются и учитываются в полном объеме, если они экономически обоснованы, документально подтверждены и произведены в целях осуществления деятельности, направленной на получение дохода (п. 1 ст. 252 НК РФ, письмо Минфина России от 30.01.2013 № 03-03-06/2/12). Рассмотрим пример, в котором из кассы организации сотруднику выданы денежные средства под отчет на покупку бензина для заправки легкового автомобиля. Сотрудник предоставляет авансовый отчет с приложением кассового чека, а также путевой лист, на основании которого израсходованное топливо списывается в расходы. Пример Организация ООО "Торговый Дом" имеет на балансе собственный автомобиль марки Volkswagen Passat B7. Эксплуатация автомобиля предназначена для административных целей. Из кассы организации на основании заявления сотрудника выданы денежные средства под отчет в сумме 5 000,00 руб. для покупки бензина марки VPower АИ-95 класса 5 за наличный расчет на автозаправочной станции топливной компании. После выполнения служебного задания сотрудник не позднее трех рабочих дней сдал авансовый отчет с кассовым чеком в бухгалтерию организации. В кассовом чеке указано: наименование марки бензина, количество, стоимость одного литра и сумма. Сумма НДС отдельной строкой не выделена. Также в чеке отсутствуют слова "НДС в том числе". Счет-фактура не представлен. В этот же день в бухгалтерию сотрудником был предоставлен путевой лист, на основании которого было списано в затраты израсходованное топливо в сумме 5 000,00 руб. Остаток неиспользованной подотчетной суммы сдан в кассу организации. Согласно внутреннему приказу руководителя организации подотчетные суммы выдается на срок не более 14 календарных дней. В соответствии с учетной политикой организации расходы на ГСМ в налоговом учете не нормируются, то есть учитываются в полном объеме. Выполняются следующие хозяйственные операции: 1. Выданы денежных средств под отчет водителю на приобретение топлива (оформление расходного кассового ордера). 2. Оприходовано топливо после утверждения авансового отчета (регистрация авансового отчета). 3. Возврат неиспользованных подотчетных в кассу организации (оформление приходного кассового ордера). 4. Стоимость израсходованного бензина учтена в расходах (оформление требования-накладной на отпуск материалов по форме М-11).