2 ндфл в налоговую сроки. Самые распространенные коды доходов

Составление, формирование, а также подача налоговой отчетности – это сложный и кропотливый процесс, который сопровождается необходимостью соблюдения правил. Отчетных форм существует целое множество, и сроки их сдачи существенно отличаются друг от друга. В данной статье мы рассмотрим, когда сдавать 2-НДФЛ.

Скачать бланк 2-НДФЛ можно по .

Для сдачи отчетного документа существуют сроки, применяемые ко всем предпринимательским объектам без исключения.

Если работодатель выплачивал в течение года сотруднику доход, из которого удерживал и уплачивал налог, то отчитаться по этому сотруднику ему необходимо до 1 апреля нового года .

В 2017 году дата сдачи отчета выпадает на выходной день, поэтому сдавать 2-НДФЛ за 2016 год нужно до 3 апреля 2017 .

Если начисление дохода происходит, а вот удержать сумму подоходного налога не получилось, по таким лицам также необходимо отчитаться, вот только сроки для данной цели немного меньше – до 1 марта нового года. К тому же в такой ситуации налоговый агент должен известить физическое лицо о необходимости уплачивать налог в бюджет.

Кто сдает 2-НДФЛ?

Составление отчетных документов неразрывно с необходимостью уплачивать налоги. Дело в том, что возникновение любого налога формирует целый поток денежных средств в бюджете, и разобраться потом, что, куда и от кого, без отчетных документов бывает сложно. Для проверки и контроля налоговыми органами предусмотрена отчетность.

2-НДФЛ имеет некоторые особенности. Этот вид отчетности формируют те предпринимательские объекты, которые являются налоговыми агентами, то есть имеют сотрудников и рабочих и выплачивают им доходные суммы , из которых сами же обязуются производить расчет и удерживать сумму налога для последующей ее передачи в государственный бюджет.

Составляет этот отчетный документ в мелких предприятиях сам частный предприниматель, в случае с юридическим лицом это может делать как учредитель, так и бухгалтер.

В каких случаях заполняют

Справка 2-НДФЛ формируется работодателем по каждому сотруднику ежегодно. В ней он отчитывается перед налоговыми органами о том, сколько ему, как налоговому агенту, удалось удержать налоговой суммы из своего работника, а также в каком объеме эта сумма передана в бюджет. Кроме того, справкой работодатель демонстрирует те суммы, которые он выплачивает своему работнику как доход, а также суммы, подлежащие вычетам из этого дохода.

Данная справка может потребоваться и в другие государственные структуры, а также самому работнику в некоторых случаях.

Так, если сотрудник желает усыновить ребенка или оформить опекунство, эту справку в обязательном порядке нужно будет предоставить в органы социальной защиты для подтверждения собственной финансовой состоятельности. Справку может затребовать суд, например, для судебного разбирательства при разводе, когда устанавливается сумма алиментов. Также с необходимостью предоставить данный документ люди сталкиваются в банках, когда ихотят взять кредит или оформить ипотеку.

Подробно о НДФЛ можно узнать в этом видео:

Сроки составления

Если справка потребовалась сотруднику как способ подтвердить собственный доход, он должен обратиться к начальству или в бухгалтерию своей компании, написать письменное заявление на выдачу справки, а работодатель в трехдневный срок обязуется такую справку выдать на руки. Заверена она будет главным бухгалтером или непосредственно руководителем предприятия, если у бухгалтера нет такого права.

В том случае, если справка формируется для рассмотрения государственными органами контроля, то составляют ее также в бухгалтерии. Для заполнения используется специальный регистр, который ведется на предприятии. В справку вносится информация:

• По работодателю как по налоговому агенту.
• По сотруднику как по плательщику налога.
• По доходам и ставке.
• По вычетам.
• По общей сумме налога и дохода за год.

Формируется данный документ заблаговременно до срока подачи на государственное рассмотрение.

Итак, 2-НДФЛ – это отчетная форма документа, которая является справкой для демонстрации доходов физического лица, а также тех сумм налогов, которые налоговый агент исчислил из дохода и передал в бюджет.

ВНИМАНИЕ: Размер ставки подоходного налога в 2018 году остался прежним: 13%.

Ниже приведены все новшества, касающиеся подоходного налога, которые необходимо учесть бухгалтеру в своей работе в 2018 году.

• с 10 февраля 2018, согласно приказу ФНС России от 30.10.2015 № ММВ-7-11/485@ и последним изменениям из приказа ФНС России от 17.01.2018 № ММВ-7-11/19@ . Подробнее о новой форме 2-НДФЛ будет рассказано ниже в данной статье.
• Новая форма справки 3-НДФЛ с 19 февраля 2018, согласно приказу ФНС России от 24.12.2014 № ММВ-7-11/671@ и последним изменениям из приказа ФНС России от 25.10.2017 N ММВ-7-11/822@ .
• с 26 марта 2018, согласно приказу ФНС России от 14.10.2015 № ММВ-7-11/450@ и последним изменениям из приказа ФНС России от 17.01.2018 № ММВ-7-11/18@ .
• Уплата подоходного налога с выигрыша в лотерею, который превышает 4 000 руб. (п. 28 ст. 217 НК). Если выигрыш меньше указанного лимита, НДФЛ платить не нужно.
• Если выигрыш в лотерею превышает 15000 рублей — подоходный налог удерживает организатор лотереи. При выигрыше от 4000 до 15 000 рублей НДФЛ платит физическое лицо — получатель выигрыша.
• Подоходным налогом не облагаются компенсации, выплаченные дольщикам при банкротстве компании-застройщика из специального фонда (п. 71 ст. 217 НК).
• Организация-правопреемник обязана сдать отчетность по форме 2-НДФЛ по окончании года, если ликвидированная в результате реорганизации компания такую отчетность не представила. Бланк 6-НДФЛ подают и за квартал, и за год (п. 5 ст. 230 НК).
• Уплата НДФЛ с материальной выгоды по договору займа выполняется в следующих ситуациях:
• договор займа составлен между сотрудником и работодателем;
• договор займа оформлен между взаимозависимыми лицами;
• экономия на процентах фактически является материальной помощью;
• экономия на процентах — результат исполнения встречного обязательства, например, в качестве оплаты за работу компания предоставила подрядчику-физлицу беспроцентный заем (подп. 1 п. 1 ст. 212 НК).

Новая форма справки 2-НДФЛ 2018

Скачать новую форму справки 2-НДФЛ в формате Excel

Коды доходов и вычетов для новой формы 2-НДФЛ 2018

Все актуальные коды доходов и вычетов для справок 2-НДФЛ смотрите в нашей статье

Сроки сдачи новой формы 2-НДФЛ 2018

Справки 2-НДФЛ делят на два типа в зависимости от того, удержал ли работодатель налог с выплаченного дохода или нет. Сроки сдачи в ФНС у двух типов справок разные.

Справка 2-НДФЛ за 2017 год с признаком 1.

Справка подается в том случае, когда работодатель удержал подоходный налог с сумм, выплаченных сотруднику. Срок сдачи 2-НДФЛ с признаком 1 — не позднее 1 апреля года, следующего за отчетным.

В текущем 2018 году 2-НДФЛ с признаком 1, т.е. в случае удержанного налога, подается не позднее 02.04.2018 .

Справка 2-НДФЛ за 2017 год с признаком 2.

Справка подается в том случае, когда работодатель не удерживает подоходный налог по ряду причин: при выплате дохода в натуральной форме, возникновении дохода в виде материальной выгоды и в случае подарков третьим лицам. Срок сдачи 2-НДФЛ с признаком 2 — не позднее 1 марта года, следующего за отчетным.

В текущем 2018 году 2-НДФЛ с признаком 2, т.е. в случае, когда налог не удержан, подается не позднее 01.03.2018 .

Можно ли сдать форму 2-НДФЛ без ИНН сотрудника?

В справках 2-НДФЛ старого и нового формата присутствует поле «ИНН в Российской Федерации», в котором указывается идентификационный номер налогоплательщика-физлица, подтверждающий постановку этого физического лица на учет в налоговом органе Российской Федерации.

Правила форматно-логического контроля справок 2-НДФЛ, установленные ФНС, работают следующим образом: поле «ИНН в Российской Федерации» проверяется, если в поле «Гражданство (код страны)» указан код 643. Если ИНН сотрудника не указан, то протокол приема сведений будет содержать сообщение: «Предупреждение. Не заполнен ИНН для гражданина России».

Помним, что предупреждение — это всего лишь предупреждение и при отсутствии в протоколе приема сведений указаний об иных ошибках — сданная справка 2-НДФЛ будет принята налоговиками. Это подтвердила ФНС России в письме от 06.09.2017 № БС-4-11/17753@ .

А вот если указан неверный ИНН, то штрафа в размере 500 рублей за каждую справку 2-НДФЛ не избежать.

ДЕЛАЕМ ВЫВОД : не знаем ИНН сотрудника или сомневаемся в его корректности — лучше проверить на сайте ФНС России .

Штрафы за несдачу новой формы 2-НДФЛ 2018

Штрафные санкции со стороны налоговиков в отношении формы 2-НДФЛ возможны в следующих случаях:

• нарушение сроков сдачи отчета — налагается штраф в размере 200 рублей за каждую справку;
• ошибки и неточности в отчете, например, указание недостоверных сведений о доходах сотрудников или ошибка в ИНН, хотя ИНН работников в справках вообще может не указываться — налагается штраф в размере 500 рублей за каждый ошибочный отчет.

ПК «Налогоплательщик ПРО»

ПК "Налогоплательщик" - предназначен для ведения бухгалтерского учета, подготовки бухгалтерской и налоговой отчетности в ФНС, ПФР, ФСС, ФСРАР в электронном виде на магнитных или бумажных носителях в утвержденных формах и форматах, в том числе для передачи по телекоммуникационным каналам связи (ТКС) с электронно-цифровой подписью (ЭЦП).

Календарь

Что нового?

В печатных формах по выплатным ведомостям добавлен новый документ - журнал учета выдачи расчетных листков

Реализована возможность загрузки документов от продавца (счета-фактуры, УПД, Акты, ТОРГ-12 и пр.) в информационную базу программы посредством электронного документооборота (ЭДО) по утвержденным форматам (меню БухУчет-ЭДО)

При расчете/перерасчете отпуска и компенсации за отпуск добавлена печать неунифицированной формы расчета среднего заработка

Новые показатели в разделе "Мониторинг контрагента". Повышена стабильность работы.

Добавлен новый режим: "Зарплата и кадры -> Начисление дивидендов"

В режим "Импорт из программ Бухсофт" добавлена возможность импорта из ПО "Бухсофт Упрощенная система"

Реализован импорт данных из программных продуктов БухСофт. Меню "Настройки и сервис", "Импорт, экспорт", "Импорт из программ Бухсофт"

Реализован вывод формы П-4 (статистика) на магнитный носитель

Налоговая декларация о предполагаемом доходе физического лица (форма 4-НДФЛ, кнд 1151021). Новый формат 5.03.

Налоговая декларация по налогу на добавленную стоимость (НДС, кнд 1151001). Новый формат 5.06.

Новая форма по налогу на имущество организаций. Формат 5.05. Применяется начиная с первого квартала 2019 года.

Добавлен новый режим: Отчетность, налоги и взносы -> 2-НДФЛ -> Справки в разные ОКТМО. Предназначен для формирования справок 2-НДФЛ за 2018 год по разным ОКТМО в разные диапазоны месяцев

Сроки сдачи 2-НДФЛ

2-НДФЛ является справкой с информацией о доходах граждан и уплаченном подоходном налоге за конкретный период. В ней отражается наименование, ИНН, КПП и иные реквизиты работодателя, ФИО, личные данные работника (ИНН, адрес, дата рождения, паспортные данные), а так же данных о прибыли сотрудника, которая облагается налогом по ставке 13%.

Справка 2-НДФЛ запрашивается ФНС для оформления налоговых вычетов и контроля деятельности субъектов экономики, ПФР для назначения и расчета пенсии, органами социальной защиты для расчета социальных пособий, банками для оформления кредитов. Налогоплательщики несут обязанность направлять справку в фискальные органы, соблюдая сроки сдачи формы 2-НДФЛ.

Какие сроки сдачи 2-НДФЛ за 2018 год

Справку предоставляют в контролирующие структуры 1 раз в год. Срок сдачи 2-НДФЛ за 2018 год — до 01.04.2019.

Варианты подачи справки

Если у предпринимателя или в организации работает менее 25 человек, справку можно направить на бумажном носителе. При наличии более 25 работников отчетность передается в ФНС в электронном виде.

Найти и скачать форму 2-НДФЛ можно в ПК «Налогоплательщик ПРО». Файл определенного формата должен быть заверен электронной подписью руководителя юридического лица или ИП.

Штрафы за нарушение действующих правил

Нарушение налогового законодательства влечет за собой привлечение виновных лиц к юридической ответственности.

Несоблюдение сроков сдачи отчетности 2-НДФЛ наказывается штрафом в размере 200 рублей за каждый неподанный документ. Искаженное данных в справке влечет административное наказание от 300 до 500 руб.

Сервис и ПК «Налогоплательщик ПРО» обеспечивают онлайн заполнение 2-НДФЛ и сдачу документов в контролирующие службы. Используя программу, бухгалтер пользуется актуальными формами отчетности и подробными пояснениями, получает приятные бонусные функции и бесплатную техническую поддержку.

Вероятно, нет ни одного официально трудоустроенного человека, который хотя бы раз в жизни не запрашивал справку 2-НДФЛ в бухгалтерии своей организации. А те, кто этого еще не делал, наверняка слышали о ней от своих знакомых. Разбираем, в чем особенность этой справки и почему она так прочно вошла в жизнь наших сограждан.

Что такое справка 2-НДФЛ

Справка 2-НДФЛ – это официальный документ о доходах работника за определенный период, чаще всего за календарный год.

Цифра 2 в начале названия не связана с содержанием справки, а просто является порядковым номером этого вида документа среди прочих форм. Например, первичный документ о доходах физического лица называется 1-НДФЛ, а форма представляет собой шаблон для заполнения налоговой декларации. Все эти документы объединяет одна аббревиатура – , что значит «налог на доходы физических лиц».

Эта справка может понадобиться сотруднику на руки. С компьютеризацией учета в наше время составить эту справку не составляет труда, так как данные для нее генерируются из программы автоматически.

Согласно статье 62 Трудового кодекса, работодатель обязан бесплатно выдать справку работнику по его устному запросу или по заявлению в течение трех дней. Обычно справка выдается без каких-либо затруднений.

2-НДФЛ может быть выдана как за предыдущие годы, так и за текущий, еще не завершившийся год. Работник не обязан сообщать своей организации, зачем ему нужна справка.

Справка 2-НДФЛ и работодатель

По общему правилу, работник обязан отдавать 13% своих доходов государству. Если речь идет о наемном труде, то сотруднику не нужно самостоятельно идти в налоговую службу и подавать декларацию о своих доходах. За него это делает его работодатель, выступая его личным налоговым агентом.

Именно работодатель отчитывается в доходах своих работников и уплачивает с начисленной им зарплаты подоходный налог, подавая справку 2-НДФЛ по каждому из них.

Согласно 230-ой статье НК, налоговые агенты обязаны представить справку в местный налоговый орган не позднее 1 апреля. Сведения должны относиться к предыдущему году.

В том случае, если удержать налог не представляется возможным, работодатель также должен заявить об этом в инспекцию, но не позднее 1 марта. К таким случаям можно отнести пример, когда компания вручила своим сотрудникам путевки в санаторий в качестве стимулирующего подарка.

Какая информация содержится в справке 2-НДФЛ

2-НДФЛ является главным источником сведений о доходах работника и удержанных налогах.

Справка содержит несколько разделов, где представлена следующая информация:

• За какой период составлена справка;
• Данные о налоговом агенте (работодателе): официальное название организации, телефон для связи, прочие реквизиты;
• Данные о получателе дохода (работнике): ФИО, серия и номер документа (паспорта), прописка, гражданство;
• Облагаемые налогом доходы, ставка дохода (чаще всего 13%), суммы дохода, расписанные по месяцам и разбитые по кодам. Например, в январе работник Иванов получил доход 30 тысяч рублей, 20 тысяч из которых идут по коду 2000 (собственно вознаграждение за труд), 6 тысяч – по коду 2510 (доход в натуральной форме — когда организация оплачивает работнику питание, обучение), и 4 тысячи – по коду 2012 (отпускные выплаты). Как правило, ежегодно ФНС утверждает обновленный перечень кодов, который уже насчитывает несколько десятков позиций;
• Сведения о налоговых вычетах (если есть);
• Суммарные величины: общий доход за период, налоговая база (доход минус вычеты) и исчисленный налог. По последней сумме видно сколько подоходного налога работник заплатил в казну через своего работодателя;
• В конце документа указан уполномоченный представитель организации, который несет ответственность за правдивость приведенных сведений.

Куда нужна справка 2-НДФЛ

2-НДФЛ можно поставить в один ряд с ключевыми документами гражданина. Действительно, если паспорт удостоверяет личность, водительские права убеждают в умении и праве водить автомобиль, то справка о доходах затрагивает одну из важнейших характеристик человека – его платежеспособность.

В России справку по форме 2-НДФЛ запрашивают следующие структуры:

Распространенные ошибки в справке 2-НДФЛ

Данные по работникам за 2018 год сдаются по новой форме. Она утверждена приказом ФНС №ММВ-7-11/566 от 02.10.2018 г. В данном приказе содержится не только форма бланка отчета, но и несколько приложений, включающие в себя правила его заполнения, сдачи, а также бланк, который нужно будет выдать на руки работнику по его просьбе, это приложение №5 Приказа.

Несмотря на унифицированную форму, иногда в ней допускаются ошибки:

• В справке отсутствует подпись уполномоченного представителя. Так как справка 2-НДФЛ является налоговым, а не бухгалтерским документом, необязательно, чтобы ее подписывал руководитель предприятия. Обычно назначается представитель, например, главный бухгалтер.
• Печать должна быть «мокрой» – многие инстанции не принимают ксерокопии и факсы, имеет силу только оригинальный документ;
• В справке есть исправления. Корректор, зачеркивания делают ее недействительной;
• Дата указана не в формате ДД/ММ/ГГ;
• Неточности в форме записи денежных величин. Сумму налога, прописанного в справке, приводят без копеек: округляют до рублей в большую или меньшую сторону. Но остальные суммы все же указывают с точностью до копеек;
• Самый печальный вариант – когда в справке неверно отражены доходы работника. В первую очередь сотрудник должен убедиться, что его фактическая зарплата является «белой». Это легко проверить по .

Справка 2-НДФЛ и фриланс

Раньше фрилансерами считались просто удаленные работники, официально оформленные у работодателя. Теперь большая доля фрилансеров работает без какой-либо регистрации в налоговых органах, а со своими заказчиками не заключает трудового договора. Все строится на условиях взаимного доверия и устных договоренностей.

Так как рынок фриланса стремительно развивается, законодатели предусмотрели статус для граждан, которые не являются ИП и оказывают услуги другим физическим лицам для личных, подсобных и иных нужд. Они получили статус так называемых самозанятых граждан. Для самозанятых граждан также предусмотрены налоговые каникулы на период до 2-х лет.

Но пока реальность такова, что подавляющее большинство фрилансеров остаются в тени и не платят никаких налогов. Дело здесь не только в незаконности такой работы, но и в невозможности пользоваться некоторыми инструментами, которые доступны официально трудоустроенным гражданам. К примеру, если фрилансеру понадобится справка 2-НДФЛ, ему просто неоткуда будет ее взять.

Поэтому законодатели и дальше продолжают совершенствовать механизм так называемой легализации самозанятых граждан. Также можно рассмотреть патентную систему, являющуюся наиболее удачным вариантом ведения бизнеса данными физлицами. Как еще можно «легализоваться»?

Решения могут быть такими:

1. , работать на со ставкой 6 %, отражать доходы в КУДИР (книге учета доходов и расходов) либо вести бизнес на УСНО, иметь свой , электронный кошелек. Каждые три месяца подавать налоговую декларацию по месту жительства. Первую декларацию для налоговой можно заполнить через посредника (таких организаций полно в любом городе, в том числе и в интернете), стоимость обычно не превышает тысячи рублей. А все последующие, посмотрев на образец, заполнять самостоятельно.

Минусы : если фрилансер – «мелкая рыбешка», то есть его доходы совсем скромные, просто обидно отщипывать налоговый кусок от заработков. По букве закона так нужно делать, но по логике это глупость. К тому же никто не стреляет пушкой по воробьям – вряд ли налоговая заинтересуется субъектом с небольшими денежными поступлениями.

1. Можно заключить с постоянным заказчиком гражданско-правовой договор. В этом случае заказчик станет налоговым агентом работника и будет обязан перечислять его подоходный налог, а также делать социальные взносы.

Минусы : не так много шансов, что заказчик захочет взять на себя такое бремя – только если это не крупный игрок на рынке, которому важна его репутация и законность действий.

1. Обзавестись официальной работой, которую легко совмещать с основным источником доходов. С одной стороны, справка 2-НДФЛ обеспечена, с другой стороны – можно спокойно заниматься любимым делом.

Минусы : непросто найти такую работу-ширму, причем не совсем копеечную, ведь иначе сама справка 2-НДФЛ потеряет свой смысл. Какой банк даст кредит, если заработок в 2-НДФЛ смехотворный?

Пример: если программист устроен официально, он может на своем рабочем месте делать «левые» заказы. В идеале нужно, чтобы он работал не там, где нужна сдельная работа, и никто, кроме самого работника, не понимал, сколько времени он тратит на то или иное задание. Кроме того, нужно иметь талант балансировать между официальным и неофициальными боссами – и, как говорится, «не палиться».

Обязанность налогового агента не только удержать с дохода сотрудника НДФЛ и перечислить его бюджет, но и своевременно предоставлять в налоговую сведения об этом. Сведения предоставляются по форме 2-НДФЛ по итогу календарного года. С 2016 года в обязанности организаций включена сдача расчета по форме . Но данное обязательство не отменяют справку 2-НДФЛ, так как в отличие от расчета она содержит информацию по каждому сотруднику индивидуально.

Куда сдавать 2-НДФЛ

Сдают справку в налоговый орган по месту учета организаций или предпринимателей. Если организация имеет обособленные подразделения, то куда именно подавать справку зависит от того, кто выплачивает сотрудникам зарплату. Если это делает головной офис, то справки по сотрудникам сдает он, а если заработная плата выплачивается обособленными подразделениями, то по форме 2-НДФЛ справку сдать нужно в ИНФС по месту регистрации подразделения.

Когда сдавать 2-НДФЛ для организаций, ИП и налоговых агентов

Сроки по предоставлении справок 2-НДФЛ одинаковы для всех налоговых агентов, как для организаций, так и для предпринимателей. Сделать это нужно до 1 апреля года, следующего за отч етным. Как правило, отчетным годом признается календарный год.

В том случае, если в середине года организации или предприниматели проводят реорганизацию или ликвидацию, то отчетным будет считаться период с начала года до даты реорганизации или ликвидации.

Отдельно следует выделить лиц, осуществляющих операции с ценными бумагами и финансовыми инструментами срочных сделок. Они подают сведения о суммах удержанного и уплаченного НДФЛ по получателям. Но отчитываются они не по справке 2-НДФЛ, а по форме для налога на прибыль. Срок подачи при этом не один раз за год, а до 28 числа месяца, после отчетного периода. То есть в те же сроки, что установлены для сдачи отчета налога на прибыль.

Ответственность за непредставление

При представлении справки 2-НДФЛ несвоевременно ИФНС вправе оштрафовать налогового агента на сумму 200 рублей по каждой справке. При обращении ИФНС в суд, на работодателя может быть наложена административная ответственность в следующих размерах штрафных санкций:

• 100 – 300 рублей – штраф для граждан;
• 300 – 500 рублей – штраф для должностного лица.

Должностным лицом считается руководитель организации.

Кроме того, за предоставленные недостоверные сведения налогового агента могут оштрафовать на сумму 500 рублей. Причем штраф будет применен к каждой справке с недостоверной информацией.

Под «недостоверной информацией» понимают любые допущенные ошибки в справке, в том числе в реквизитах, кодах вычетах и в сообщаемых суммах. Данное правило установлено с 2016 года.

Избежать штрафа за недостоверную информацию можно только если налоговый агент сам обнаружит ошибку и исправит ее до сообщения налоговиков. Срок сдачи справки при этом значения не имеет. Даже если организация сдаст неверную справку, а затем по указаниям инспекторов исправит ее до 1 апреля, избежать штрафа не удастся.

Способ подачи 2-НДФЛ

Справку 2-НДФЛ подать можно одним из трех способов:

• на бумажном носителе непосредственно в ИФНС;
• в виде почтового отправления, оформив письмо с описью вложения;
• в виде электронной справки по ТКС.

В зависимости от способа подачи справки в налоговый орган различают ее дату представления. При подаче лично налоговому инспектору – день обращения, при отправке почтой – дата почтового отправления, при отправке по ТКС – дата, зафиксированная при отправке оператором.

Подача справки по ТКС

Все больше организаций сдают сведения по форме 2-НДФЛ в виде электронной справки. Способ подачи справки по ТКС должны применять все организации с количеством человек 25 и более. Для этого организация или предприниматель выбирают оператора, предоставляющего услуги электронного документооборота.

Дополнительно распечатывать сведения и отправлять в инспекцию на бумажном носителе не требуется.

Справка 2-НДФЛ считается принятой, если после отправки по ТКС она прошла форматный контроль и зафиксирована ИФНС.

Если форматный контроль справка не проходит, то для устранения ошибки потребуется время. А это может привести к опозданию в отправке сведений в срок. Штраф за опоздание с отправкой сведений в этом случае применен не будет, так как их отправка произошла в срок, а вот если справка содержит ошибку, грозит 500 рублей штрафа.

Если организация после отправки сведений в налоговую самостоятельно обнаружила ошибку, она вправе аннулировать справку. Для этого ошибочную справку нужно отправить вновь с кодом корректировки «99». В справке указать только реквизиты сотрудника, а данные о выплатах и налоге не заполнять. Таким образом, в строках «Сумма налога» будут проставлены нули.

После этого составляется новая справка с правильными данными и отправляется в налоговую повторно. Штрафа в этом случае удастся избежать. Главное внести исправления до требования ИФНС и уложиться в срок до 1 апреля.

Подача 2-НДФЛ на бумажном носителе

Если организация или предприниматель, как налоговый агент выплатили налогооблагаемый доход не более чем 25 лицам, то сдать справку 2-НДФЛ они могут на бумаге. К справкам также прикладывается реестр сведений о доходах в двух экземплярах. Один остается в налоговой, а второй с отметкой инспектора возвращается налоговому агенту.

После того, как сведения по сотрудникам будут проверены инспектором, налоговая составляет в двух экземплярах протокол. Данный протокол приема сведений отдают лично представителю организации или предпринимателю, либо в срок до 10 рабочих дней направляется по почте в адрес налогового агента.

Выдача справки сотруднику

По заявлению справку 2-НДФЛ можно выдать сотруднику организации. Они могут потребоваться, например, если сотрудник увольняется или переводится в другую организацию в середине года. Тогда новому работодателю нужно будет учесть все предоставленные сотруднику вычеты по прошлому месту работы.

Срок для выдачи справки сотруднику по заявлению составляет до 3 дней.

Довольно часто возникает ситуация, когда сотрудник в течение года не имел дохода, который облагается НДФЛ. Например, во время отпуска по уходу за ребенком. В этом случае справку выдавать не нужно, так как выдачей справки занимается налоговый агент, которым в этот год работодатель не был. Однако, если сотрудник пишет заявление с просьбой выдать ему справку, игнорировать это не нужно. Сотруднику можно выдать справку в свободной форме, которая подтвердит отсутствие налогооблагаемого дохода у сотрудника. Либо выдать сотруднику бланк справки 2-НДФЛ с проставленными в соответствующих разделах прочерками.

Получить справку может сотрудник не сам лично. За него это может сделать доверенное лицо или его представитель. Доверенному лицу для получения справки нужно заверить нотариально доверенность, а представитель может получить ее и без доверенности.

Законодательная база

Ответы на распространенные вопросы

Вопрос №1 Сдают ли справку 2-НДФЛ в инспекцию сотрудника, по месту его проживания?

Ответ: Нет, данная справка предоставляется только в ИФНС по месту регистрации работодателя.

Вопрос №2 Можно ли подавать сведения на электронном носителе? Например, на флешке?

Ответ: Данный способ подачи отменен с 2016 года. Подать сведения можно либо на бумаге, либо в электронном виде.