Письмо о подписании акта сверки образец. Главные особенности акта сверки взаимных расчетов. Пример правильного оформления онлайн

Чтобы наглядно обозначить ход расчетных операций с организациями-контрагентами стоит составить акт сверки взаиморасчетов. Регулярное его заполнение позволит своевременно обнаруживать недочеты в отчетности, при их наличии готовится протокол разногласий. Правильно оформлять бланк в 1С Розница - обязанность бухгалтерского отдела. Он заполняется и подписывается в двух экземплярах, иногда прикладывается сопроводительное письмо. Образец в форматах doc и excel можно читать и скачать бесплатно в конце статьи.

Унифицированная форма для проверки операций между контрагентами отсутствует. Основанием для этого служит Письмо Минфина от 18.02.2005 г. № 07-05-04/2. В связи с этим организациями разрабатывается собственная форма для заполнения, а также протокол разногласий.

В содержании бланка в 1С Розница прописываются данные о финансовых операциях за определенный период. Подписывать его будет бухгалтерия. Готовится два экземпляра: один бланк нужен для организации, другой для контрагента. В конце форма содержит печать организации. Данные подтверждаются подписями директора и главного бухгалтера. Готовый акт сверки взаиморасчетов, скачать который можно ниже, направляется в бухгалтерский отдел предприятия-контрагента.

Когда бланк доставлен, контрагентами проверяются данные о финансовых операциях с собственной базой, вносятся свои данные. Если документ с расхождениями, они фиксируются в конце текста или отправляется протокол разногласий. Заполненный в 1С Розница образец должен подтверждаться подписями главного бухгалтера и директора, при наличии печати ставится оттиск. Как уже упоминалось, бумагу нужно правильно составить в двух экземплярах. Один бланк остается в бухгалтерии, другой отправляется организации-инициатору проверки.

Важно! Сверка между контрагентами в 1С производится как по конкретной операции, так и по перечню расчетов за конкретный период.

Как быть в случае спора

Если предприятие-контрагент отказывается подписывать акт сверки взаиморасчетов, и недочеты подтверждены документально, заполнен протокол разногласий, после чего дело может быть передано в суд. Иногда в содержании прописывается, в какой срок должен быть возвращен заполненный образец или выплачен долг.

Когда между контрагентами ведется спор и одна из сторон отказывается выполнять обязательства по договору, в суд подается следующий перечень документов:

акт сверки взаиморасчетов, подписанный директором и утвержденный печатью (скачать образец можно ниже);
другие бумаги, подтверждающие задолженность контрагента;
исковое заявление.

Подписанный предприятием-контрагентом акт выступает как косвенное признание задолженности. Если документ не был подписан, это расценивается как отказ признать долг.

Важно! При отсутствии имущественных споров для подтверждения достаточно подписи главного бухгалтера. Однако для судебного разбирательства в дальнейшем такой документ не должен использоваться.

Срок исковой давности ограничивается тремя годами. В согласии с Гражданским кодексом, если контрагент подписывает акт сверки взаиморасчетов, период должен прерваться и считаться заново уже с этой даты.

Как дополнение к документу высылается сопроводительное письмо. Оно подтверждает факт пересылки и отражает количество экземпляров. В письмо может быть включена дополнительная информация об этих документах. Оно содержит просьбу рассмотреть, подписать и подтвердить печатью бланки, а один экземпляр отправить организации-инициатору. Далее можно скачать акт в разных форматах.

В случае списания дебиторской задолженности ее включают в расходы фирмы, учитывая на дебете забалансового счета 007. Сохраняется списанная сумма в учете в течение пяти лет на случай погашения ее должником. Выявленная кредиторская задолженность сопровождается внесением исправлений пот дебету счетов. Кредиторка с истекшим сроком давности включается в прочие доходы организации. Образец сопроводительного письма При отправке акта сверки контрагенту к нему прилагается сопроводительное письмо. В нем надлежит указать такие данные:

период сверки;
срок подписания акта;
вариант отправки;
способ подтверждения разногласий.

Образец сопроводительного письма к акту сверки может выглядеть следующим образом: «Организация направляет Вам, организации, акт сверки на ДД.ММ.ГГГГ.

Образец сопроводительного письма к акту сверки

Обратите внимание Сопроводительное письмо на самом деле составляется не только для соблюдения правил делового этикета. Оно позволяет зафиксировать дату составления и отправки документов, а также содержит их перечень, что позволяет исключить путаницу с переданными или задержанными бумагами.

Полезный совет Если у вас нет фирменного бланка, поставьте угловой штамп вашего предприятия, предназначенный для оформления исходящей документации.

Сопроводительное письмо к акту сверки

Образец письма выглядит следующим образом: Кому: должность, название организации, ФИО, адрес От кого: должность, название организации, ФИО, адрес Сопроводительное письмо Для сверки проведенных расчетов между нашими организациями за (название услуг/товаров), которые были произведены (период), направляем подготовленный акт сверки. Прошу предоставить один вариант акта с подписями уполномоченных лиц вашей организации в срок до.

Приложение: Акт сверки расчетов за (название услуг/товаров) Должность уполномоченной особы Дата и подпись Разногласия при составлении Между организациями могут возникать определенные разногласия в ходе подписания и использования актов сверки. В чем они состоят и как их можно избежать:

Некоторые контрагенты отказываются подписывать акт сверки.

Главные особенности акта сверки взаимных расчетов

Если это организация, то важно внимательно прописать сотрудника компании, которому адресована бумага. В прикрепленном бланке указаны должность, фамилия и инициалы конкретного работника.
Все это располагается в верхней правой части письма. Здесь же допускается размещение почтового адреса.

Номер и дата составления.
При наличии – ссылка на номер и дату предыдущего письма деловой переписки между контрагентами.
Вежливое обращение к адресату по имени и отчеству.
В прилагаемом бланке оно располагается посередине строки.
Что прикреплено и направляется вместе с письмом (акт сверки).
Период, за который сформирован акт сверки.
Прикреплены ли к акту копии документов, подтверждающие наличие платежей (отгрузок, оказания услуг и пр.).
Просьба отправителя.

Как написать письмо для акта сверки

Как можно запросить акт сверки с ФСС Сегодня все без исключения работодатели должны делать определенные отчисления в специальные фонды. Одним из таких государственных внебюджетных фондов является Фонд социального страхования.

Для проведения оплаты взносов в данное учреждение необходимо будет формировать специальную отчетную документацию. Наличие… Как сделать можно акт сверки в 1С Финансовая отчетность составляется всеми без исключения коммерческими предприятия, предпринимателями, а также в некоторых случаях и физическими лицами.
Именно поэтому важно заранее ознакомиться со всеми нюансами её формирования. Существует определенный перечень специальных актов, которые документально подтверждают…
Как правильно заполнить образец акта сверки Статус взаимных расчетов меж партнерами подтверждает такой документ как акт сверки.

Особенности заполнения формы акта сверки

Если ответчик пытается выкрутиться за счет того аргумента, что акт подписан бухгалтером, который не имел соответствующих полномочий для его подписания, заявитель может предпринять такие шаги:

найти и предоставить другие подтверждающие документы: акты приемки, накладные и т.д.;
попросить ответчика предоставить должностную инструкцию бухгалтера, чтобы ознакомиться с кругом его обязанностей и полномочий;
чтобы обезопасить себя в будущем, следует пересмотреть стандартный договор с контрагентами и прописать в нем порядок обмена актами сверки;
представить в качестве аргумента положительную судебную практику по подобному вопросу.

Образец заполнения акта сверки взаимных расчетов Сопроводительное письмо при заполнении Сопроводительное письмо является обязательным документом, который прикладывается к акту сверки.

Акт сверки сопроводительная записка

Важно

Кроме этого не закреплены какие-то сроки и порядок проведения сверки. Учитывая это, можно руководствоваться имеющейся по данной теме судебной практикой.

Суд не имеет права влиять на ответчика и требовать, чтобы он предоставил подписанный акт. Чтобы обезопасить себя, руководство компании должно сразу включить пункт о подписании акта сверки в свой типовой договор с контрагентами. Именно это станет рычагом, который позволит требовать от них выполнения взятого на себя обязательства.

В ситуациях, когда организации имеют взаимные невыполненные обязательства, проблема может заключаться в том, что одна из сторон посчитает, что имеющиеся долги перекрывают друг друга, вторая же компания будет продолжать настаивать на выполнении условий договора и проведении сверки.

В случае расхождений контрагент после внесения данных своего учета делает запись по состоянию своего итога. Далее можно вписать заголовок «Разногласия» и указать, какие именно данные не отображены партнером с указанием на соответствующие документы.

Другой вариант это составление контрагентом своего акта сверки и приложение к нему сопроводительного письма с указанием расхождений и приложением копий документов сверяемого периода. Также допускает составить отдельный протокол разногласий и отправить его организации-партнеру.

При этом выполняется запрос акта нового образца с учетом предоставленных данных. Пример заполнения Протокол разногласий по акту сверки составляется в свободной форме.

Сопроводительное письмо в организацию с актом сверки

На бумаге может стоять подпись исключительно бухгалтера, если речь идет про осуществление внутреннего контроля полноты проведенных расчетов. При возникновении же спора такой документ не будет иметь должной юридической силы.

Нужно отметить, что статья 53 Российского Гражданского кодекса определяет, что бухгалтер не является лицом, которое может действовать от лица организации без соответствующей доверенности. Кроме подписей уполномоченных особ под документом должна стоять печать организации.

Статья 53. Органы юридического лица Форма акта сверки взаимных расчетов как доказательство в суде С одной стороны, составление акта сверки может быть очень полезно в случае судебного разбирательства, которое касается выполнения условий сторонами договорных отношений. Однако отечественная судебная практика говорит о том, что отношение к подобному документу неоднозначно.

Требования к оформлению Во всех деловых письмах стоит придерживаться правил, отраженных в ГОСТ Р 6.30-2003 от 03 марта 2003 года. Именно в этих стандартах наиболее полно описано, что должно содержаться в деловой переписке, а чего необходимо избегать.

Внимание

Например:

Шрифт, его стиль и размер. Рекомендуется к использованию Тimes New Roman или как альтернатива Times DL. Размер шрифта может варьироваться в диапазоне от 12 до 14.

Межстрочный интервал – 1-2.

Состав реквизитов документа. Всего ГОСТ содержит 30 таких пунктов, рекомендованных для применения в официальных письмах.

Требования к размещению реквизитов на бумаге.

Кроме того именно акт сверки расчетов выступает признанием задолженности со стороны контрагента. При этом на день подписания данного документа прерывается срок исковой давности, и отсчет его начинается заново.

Требования к заполнению акта сверки носят исключительно рекомендательный характер. Каждая организация самостоятельно разрабатывает и утверждает форму акта. Но для того чтобы данный документ обладал юридической силой необходимо соблюдать некоторые аспекты. Прежде всего, акт должен содержать сведения, позволяющие точно идентифицировать стороны сделки, свершенные операции, период сверки и показатели хозяйствования.
Создать.

В открывшемся документе указать:

название контрагента, с которым проводится сверка;
какая валюта использовалась для расчетов;
реквизиты контракта про продажу или покупку.

Если говорить о программе 8.2, то она содержит несколько закладок:

в первую вводятся данные о своей компании (если имеет место задолженность перед собственной организацией, то она должна быть внесена в колонку Дебет, а если само предприятие является должников – в Кредит);
вторая закладка – информация про организацию-партнера;
третья- расчетные счета, тут выбираются счета, которые нужно проверить;
четвертая графа содержит информацию про должностных лиц, которые подписывают акт сверки (тут же настраиваются параметры печати).

Документ не требует проводок.

Посредством акта сверки партнеры отмечают статус взаиморасчетов на конкретную дату. Во избежание недоразумений и ошибок составлять документ следует с учетом определенных нюансов. Каковы особенности заполнения формы акта сверки взаимных расчетов?

Общие моменты

В акте сверки по взаимным расчетам отображается состояние расчетов меж контрагентами в определенном периоде. Законодательно не установлено обязанности составления данного документа.

Но в деловой практике акт сверки является неотъемлемой частью сотрудничества организаций. Своевременность сверки способна предотвратить многие ошибки бухгалтерского и налогового учета.

Особенность акта сверки еще и в том, что подписывается он главбухом и руководителем. Если акт подписывают лишь бухгалтера, то документ играет чисто техническую роль и юридической значимости не имеет.

Что это такое

Актом сверки взаиморасчетов именуется документ, отображающий расчеты двух организаций в определенном периоде. Выражаясь проще, акт это перечисление всех хозопераций меж партнерами за обусловленное время с указанием расчетных данных каждой стороны.

Резюмирует акт запись о наличии или отсутствии расхождений в расчетах. В идеале данные двух организаций должны совпадать. Но если выявляются расхождения, то осуществляется проверка первичной документации.

Так обнаруживаются неучтенные документы либо технические ошибки. Как организация устанавливает свою задолженность в пользу? Акт сверки, что означает отображенная в нем информация?

Составляет акт сверки любая из партнерствующих организаций, пожелавшая проверить точность расчетов. При этом выявляется задолженность в пользу поставщика или покупателя либо отсутствие оной.

Документ составляется в произвольной форме в двух экземплярах. Далее оба акта направляются контрагенту. В одной форме организация-партнер указывает данные своего учета.

Затем ставятся подписи и печать организации. В случае расхождений указывается ошибка со ссылкой на подтверждающие документы. Заполненный акт передается инициатору сверки.

Для чего он нужен

Необходимость использования акта сверки взаиморасчетов меж партнерами обусловлена, перво-наперво, соблюдением достоверности учета при длительном сотрудничестве.

Периодическая сверка помогает вовремя обнаружить даже незначительные ошибки, которые медленно, но все же искажают учет. Кроме того существуют основания и помимо долгого партнерства, например:

возможность получения отсрочки платежа в будущем;
широкий ассортимент продукции;
высокая стоимость товаров;
проведение ежегодной инвентаризации;
проверка расчетов для предоставления отчета вышестоящему руководству.

Периодичность проведения сверки организация также утверждает самостоятельно. Единственное условие это включение в акт всех операций, осуществленных в выбранном периоде.

Иногда акт сверки составляется на момент проведения ежегодной , что позволяет сэкономить время. Но многие компании предпочитают составлять акт сверки ежемесячно, поскольку неизвестно, что случится за год.

Соблюсти актуальность актов сверки не сложно. Достаточно начать составление таких актов с самого начала сотрудничества, а затем составлять его за каждый период от даты подписания последнего акта.

Акт сверки можно составлять как по отдельному договору, так и по коммерческим операциям в определенном периоде. Если меж партнерами заключено несколько договоров, можно составить по каждому отдельный акт сверки и даже с разной периодичностью.

Правовое регулирование

Упоминание об акте сверки взаиморасчетов присутствует в .

В частности здесь сказано, что форма акта сверки взаимных расчетов меж хозяйствующими субъектами законодательно не предусмотрена.

Организации вправе самостоятельно разрабатывать форму документа и утверждать его в своей .

Некоторые бухгалтера считают акт сверки первичным документом. Мотивируется это тем, что по обыкновению документ содержит обязательные реквизиты, характерные для первичной документации.

Перечень таковых содержится в ФЗ №402 (ранее ). Но, по мнению ФНС , акт сверки не является первичным документом, поскольку не оказывает влияние на финансовое состояние партнеров, а всего лишь констатирует уже свершенные факты.

В то же время в случае истребования задолженности контрагента через суд акт сверки может являться одним из основных доказательств. Для этого на юридически значимом документе должны стоять подписи руководителей организаций.

В процессе технической сверки допускается подписание документа только бухгалтерами. Выступать от имени юрлица может исключительно руководитель.

Проведение актов сверки с поставщиками и покупателями

Проводя сверку расчетов с поставщиками и покупателями, целесообразно руководствоваться Методическими указаниями по инвентаризации имущества и финансовых обязательств. Здесь предусмотрены особенности инвентаризации, и в частности проверки расчетов.

При сверке расчетов с контрагентами, и покупателями, надлежит проверить обоснованность сумм, какие числятся на счетах бухучета.

Так проверке подлежит счет «Расчеты с поставщиками и подрядчиками». Проверяют его по документам в соответствии с корреспондирующими счетами.

То есть при сверке расчетов проверить нужно:

Осуществляют сверку на основании договоров, и иной первичной документации. Данные документов сравниваются с данными, отраженными на бухгалтерских счетах.

При наличии нескольких контрагентов акт сверки составляется отдельно по каждому в двух экземплярах. В документе указываются следующие данные:

период сверки;
названия сторон;
реквизиты договора;
ответственные за подписание лица;
данные учета от каждой стороны – начальное сальдо, суммы по дебету и кредиту со ссылкой на документы, конечное сальдо;
сумма по данным учета на дату осуществления сверки;
подписи сторон.

Основная часть акта сверки это таблица, в которой указываются сведения обо всех хозоперациях меж контрагентами. Как правило, левая часть таблицы отражает факты хозяйствования составителя.

При этом предусматривается четыре столбца – для порядкового номера записи, краткого содержания операции, суммы по дебету и кредиту. Правая часть заполняется принимающей акт стороной в процессе проведения сверки.

Каждая из организаций после внесения собственных учетных данных высчитывает обороты дебета и кредита, определяя конечное сальдо на дату сверки.

При отсутствии расхождений итоговые суммы левой и правой части таблицы должны быть идентичными. При наличии расхождений контрагент в этом же акте фиксирует пояснения. После этого акт возвращается инициатору сверки.

Что такое сальдо конечное

Что такое сальдо? Это разница между поступлением и расходом в определенном периоде времени. В бухучете сальдо представляет собой остаток по счету, то есть разницу меж суммой, указанной по дебету и суммой, отображенной по кредиту.

Различается сальдо дебетовое и кредитовое. При этом отдельные счета могут одновременно обладать двумя этими видами. Но на практике анализу подвергается не весь бухучет, а только часть его, за определенный временной промежуток.

При этом используются такие показатели как:

Для определения конечного сальдо при сверке расчетов необходимо прибавить к начальному остатку оборота одной стороны счета и из полученного итога вычесть результат оборота противоположной стороны.

Универсальная формула нахождения конечного сальдо выглядит так:

Если начальное сальдо находится дебетовой части счета, то знак его положительный и отрицательный при нахождении показателя в кредитовой части.

Дебет и кредит

Что отображать в акте сверки по дебету и кредиту? В первую очередь, следует определить счета, по каким в учете отображаются факты сотрудничества с контрагентом.

При составлении акта используются данные этого счета и корреспондирующих с ним счетов. Если организация составляет акт сверки с покупателем, то в документе отображается движение по счету 62, то есть реализация – Дт62 Кт90.

По кредиту отражается оплата реализованного товара – Дт50,51 Кт62. Когда у организации-поставщика получается сальдо дебетовое, значит продукции поставлено больше, чем оплачено.

При кредитовом сальдо наоборот – покупатель заплатил больше, чем получил продукции. В случае сверки с поставщиком в акте сверки осуществляется движение по счету 60. По дебету отображается оплата товара, а по кредиту его поступление – Дт41, 19 Кт60.

То есть для более простого понимания суть сводится к тому, что по дебету отражается поступление продукции, и т.д., а по кредиту показывается поступление платы.

В случае обнаружения дебиторской задолженности организация отправляет контрагенту напоминание об уплате с указанием суммы долга, порядка и срока выплаты.

При непризнании партнером своего долга можно обратиться с исковым . Доказательством становятся первичные документы и данные учета.

Видео: акт сверки с поставщиком

Выявленная кредиторская задолженность сопровождается внесением исправлений пот дебету счетов. Кредиторка с истекшим сроком давности включается в прочие доходы организации.

Образец сопроводительного письма

При отправке акта сверки контрагенту к нему прилагается сопроводительное письмо.

В нем надлежит указать такие данные:

период сверки;
срок подписания акта;
вариант отправки;
способ подтверждения разногласий.

Образец сопроводительного письма к акту сверки может выглядеть следующим образом:

«Организация ___ направляет Вам, организации ___, акт сверки на ДД.ММ.ГГГГ. Просим Вас подписать один экземпляр акта в ___ дневный срок и вернуть его нам посредством почтового отправления (на электронный адрес, курьером и т.д.). При наличии разногласий просим приложить подтверждающие документы (накладные, счета-фактуры, акты и прочее). При неполучении в казанный срок подписанного акта или разногласий по нему признаем сальдо расчетов подтвержденным»

Но в любом случае, надо иметь в виду, что неподписанный контрагентом акт сверки не будет иметь никакой силы в случае судебных разбирательств.

Составление протокола разногласий

При выявлении разногласий в процессе сверки расчетов требуется их согласование с контрагентом. может являться частью самого акта.

При заполнении акта инициатор сверки в нижней части акта делает запись «По данным ___ задолженность ___ составляет ___ рублей на ДД.ММ.ГГГГ.».

Если контрагент согласен, то он просто ставит свою подпись. В случае расхождений контрагент после внесения данных своего учета делает запись по состоянию своего итога.

Также допускает составить отдельный протокол разногласий и отправить его организации-партнеру. При этом выполняется запрос акта нового образца с учетом предоставленных данных.

Пример заполнения

Протокол разногласий по акту сверки составляется в свободной форме.

В нем указываются следующие данные:

период сверки;
выявленные расхождения;
данные с учетом исправлений;
ссылки на подтверждающие документы (копии прилагаются);
итоговый результат учета.

Следует заметить, что обязанность подписания акта сверки контрагентом законодательно не закреплена. Партнер может отказаться от сверки расчетов.

Поэтому факт применения акта сверки в процессе сотрудничества следует обговорить на начальном этапе, закрепив условие в договоре.

Также следует оговорить сроки подписания акта. В этом случае отказ и несвоевременное подписание акта становятся нарушением условий договора.

Порядок в бухгалтерии обеспечивает устойчивое положение компании, исключает финансовые риски от и неудобные вопросы со стороны налоговых органов. , которые подтверждают правильность , необходимо получать не только от хозяйствующих субъектов, но и от государственных органов. Нередко в практике организаций наблюдается отсутствие акта сверки. Это не только мешает сформировать соответствующее дело и провести плановую инвентаризацию профильной комиссией . В ряде случаев отсутствие письменного подтверждения проверки отражения данных в учете контрагентов затрудняет истребование задолженности в судебном порядке.

Акт сверки традиционно входит в пакет документов, которые требуются для подачи иска. В последнем случае оппоненты, чувствуя приближающиеся проблемы, умышлено игнорируют необходимость отработки высланного акта сверки. Это обычная практика, вот только бухгалтерия обязательно должна сработать. Для этого специалист финансовой службы формирует письменный запрос с просьбой либо отработать документ по форме инициатора, либо вывести свои данные для проверки достоверности учета.

Что такое письмо о предоставлении акта сверки

Обмен письменными обращениями является неотъемлемым элементом деловой этики. Будь то компания или , каждый из этих субъектов, который стремится к заключению контрактов, обязан соблюдать нормы гражданского законодательства. Халатное отношение к ведению внешней переписки грозит свести на нет деловые отношения. Также низкий уровень делопроизводства влечет за собой риски при отстаивании своих прав в судебных инстанциях.

Письмо о предоставлении акт сверки, несмотря на отсутствие определенной формы, является необходимым документом. Он необходим для случаев, когда в организации по определенным контрагентам отсутствуют (не вернулись) акты сверки. Если, например, для счета-фактуры сегодня придуманы безусловные каналы доставки, то для инвентаризационных документов, не имеющих общеотраслевой формы, таких возможностей пока нет. С определенной долей уверенности можно утверждать, что именно письмо о предоставлении акта сверки может заменить последний документ в бухгалтерском деле, в том числе судебном.

Запрос на проведение сверки

Суть и понятие

Сущность такого документа заключается в письменной форме. Это запрос, составленный по правилам ведения делопроизводства. Письмо лучше всего оформлять на фирменном бланке организации и (лицом, его заменяющим по приказу).

Делается это не согласно традициям, а исключительно потому, что именно руководитель обладает правом переписки в организации. К тому же подписав такой запрос, бухгалтер лишний раз напомнит о низком состоянии дисциплины конкретных контрагентов.

Нормы

Применение конкретной нормы Закона для письменных запросов зависит от двух параметров:

Суть запроса . для уже подготовленных актов. В этом случае форма запроса и его содержание определяются исключительно нормативными документами, которыми руководствуется компания согласно своему профилю и подведомственности;
Адресат , в некоторых случаях определяет применение того или иного нормативного документа. Например, если организация или к , следует руководствоваться положениями (письмами, разъяснениями соответствующего ведомства), так как в этом случае могут применяться специально разработанные формы запросов и актов сверки соответственно.

Обязанность предоставления

Ответственность за формирование ответа на письмо о предоставлении акта сверки определяется нормативами, установленными для адресатов.

Так, у налогового органа есть такая обязанность выслать акт в течение 10 дней (по факту ответ приходит по коммуникационным каналам связи в течение суток).
Если дело касается обычного хозяйствующего субъекта , то такой обязанности у него нет. Между тем, если компания, к которой обращаются с подобным письмом, ведет делопроизводство и имеет (за этим следит налоговая), можно направить запрос посредством заказной переписки с указанием сроков ответственности.

Как написать письмо о предоставлении АС

Форма

Сам письменный документ по сути содержит просьбу, а потому он должен быть оформлен по всем правилам.

В письме явно должны быть указаны адресат и отправитель, отражена суть обращения, соблюдены вежливость.
Не менее важны юридические реквизиты письма, — дата, подписанты и деловой стиль (официальный бланк).
Если к обращению есть приложения (акты), об этом необходимо указать в теле письма.

Форма обращения обычно совпадает с официальным бланком организации, либо исполняется по образцу принимающей стороны.

Скачать образец письма можно .

Пример письма

Инструкция по составлению

Вступительная часть отводится под реквизиты. Лучше всего использовать стандартный бланк компании. Здесь же указывается, кому адресуется письмо ( , если обращение на конкретное лицо, следует в точности написать его должность), но не куда (для этого есть место на конверте);
Сопроводительная часть предназначена для отражения подробных пожеланий заявителя. Согласно правилам делового этикета, обращение происходит на «вы» и «вам». Лучше всего в своей просьбе сослаться на конкретный пункт договора, согласно которому предусматривается проведение сверки;
Заключительная часть обычно содержит сроки или ответа на запрос, а также реквизиты подписантов.

Срок предоставления

Указанный параметр уместен в трех случаях:

Если предусмотрен учетной политикой предприятия, инициирующего запрос;
Период предоставления заранее согласован хозяйствующими субъектами и отражен в договоре;
Четко регламентирован отраслевыми нормативами;

В остальных случаях срок предоставления носит более рекомендательный характер, за исключением случаев, когда письмо составляется на основании запроса проверяющего органа (реквизиты прописываются в обращении).

Образец сопроводительного письма к акту сверки, который можно скачать ниже, является значительным подспорьем в налаживании взаимопонимания между контрагентами. Нет нужды придумывать собственные формулировки. Наличие готового варианта экономит время и силы.

ФАЙЛЫ

Документ можно назвать скорее сопроводительной запиской. Он является приложением к акту сверки и служит для прояснения ряда важных нюансов.

Унифицированной формы для подобных бумаг просто нет, так как для каждой организации необходимо будет выяснить собственные нюансы взаимодействия. Более того, при регулярном обмене актами сверки взаиморасчетов и налаженном механизме этого процесса необходимость в сопроводительных письмах может попросту отпасть.

Требования к оформлению

Во всех деловых письмах стоит придерживаться правил, отраженных в ГОСТ Р 6.30-2003 от 03 марта 2003 года. Именно в этих стандартах наиболее полно описано, что должно содержаться в деловой переписке, а чего необходимо избегать. Например:

Шрифт, его стиль и размер. Рекомендуется к использованию Тimes New Roman или как альтернатива Times DL. Размер шрифта может варьироваться в диапазоне от 12 до 14. Межстрочный интервал – 1-2.
Состав реквизитов документа. Всего ГОСТ содержит 30 таких пунктов, рекомендованных для применения в официальных письмах.
Требования к размещению реквизитов на бумаге. Каждая информационная частица в письмах имеет свое место.
Должность лица получателя указывают в дательном падеже.
Письмо не должно иметь более четырех разных адресатов.
Пункты либо разделы документа нумеруют только арабскими цифрами.
Текст должен быть изложен от первого лица множественного числа и т.д.

Для иллюстрации требований ГОСТ содержит ряд приложений в виде примеров бланков, в которых соблюдаются все изложенные в документе пункты.

Отправитель

Так как непосредственно акт сверки формируется в бухгалтерии организации, то и сопроводительное письмо к нему может составляться там же, бухгалтером. Помимо этого работника, составление сопроводительных писем в компании может быть возложено на секретаря, делопроизводителя или другого ответственного сотрудника.

Важно, чтобы работник понимал все тонкости взаимоотношения с конкретным деловым партнером и придерживался существующих правил деловой этики. Ведь несколькими неуместными фразами в сопроводительном письме можно испортить имидж организации в глазах сотрудников тех компаний, с которыми только налаживается взаимодействие.

Исправления

Если сопроводительное письмо к акту сверки уже распечатано и подписано, но в последний момент была замечена ошибка, то не возбраняется ее исправление. Корректировка выполняется по общим правилам: неверная информация зачеркивается одной чертой, после этого рядом записываются верные данные, а потом исправление заверяется подписями всех лиц, которые подписывали документ. Иначе письмо потеряет юридическую силу.

На практике сопроводительное письмо с какими-либо ошибками и недочетами просто распечатывают заново и снабжают необходимыми подписями.

Составные части

Сопроводительное письмо к акту сверки подчиняется общим правилам деловой переписки. Варьироваться в нем может только текст основной части, да и то незначительно. Все будет зависеть от того, к каким условиям сотрудничества будет склонять организация своего контрагента – получателя документации.

Рекомендуется начинать оформление с печати документа на фирменном бланке компании. Если такового не имеется, то нужно выходить из положения. Для этого берется обычный лист А4 и в верхней его части прописываются основные реквизиты компании отправителя. Это называется формированием «единого» бланка. Он обычно содержит эмблему организации и полное ее название.

В сопроводительном письме к акту сверки последовательно сверху вниз должна располагаться следующая информация:

Наименование получателя. Если это организация, то важно внимательно прописать сотрудника компании, которому адресована бумага. В прикрепленном бланке указаны должность, фамилия и инициалы конкретного работника. Все это располагается в верхней правой части письма. Здесь же допускается размещение почтового адреса.
Номер и дата составления.
При наличии – ссылка на номер и дату предыдущего письма деловой переписки между контрагентами.
Вежливое обращение к адресату по имени и отчеству. В прилагаемом бланке оно располагается посередине строки.
Что прикреплено и направляется вместе с письмом (акт сверки).
Период, за который сформирован акт сверки.
Прикреплены ли к акту копии документов, подтверждающие наличие платежей (отгрузок, оказания услуг и пр.).
Просьба отправителя. Она обычно заключается в том, чтобы контрагент подписал акт сверки, подтвердив свое согласие с проведенными взаиморасчетами.

Причем просьба может быть сформулирована любым удобным для отправителя способом. В ней может быть указано, что данные будут считаться достоверными, если контрагент в течение определенного времени не направит информации о расхождении и пр.

Заключение

В конце письма делается отметка о приложениях. Как минимум это должен быть акт сверки взаиморасчетов взаимодействующих организаций. Если прилагается также подтверждающая документация, то должны быть перечислены все приложенные копии. Если их количество больше трех, то в конце списка приложения делается пометка «Итого». После нее арабскими цифрами записывается количество прикладываемых бумаг в комплексе.

Также в конце сопроводительного письма к акту сверки должны красоваться подписи руководителя и бухгалтера организации. При необходимости ставятся пометки с контактными данными ответственного за доставку, оформление исходящей корреспонденции компании.

Регистрируется бумага в журнале регистрации исходящей корреспонденции. Что же касается срока хранения, то он един для подобного рода деловой переписки и составляет 5 лет.